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关于做好2012年度各类文件材料归档工作的通知

时间:2013-03-07 11:30:15  点击量:  作者:

江苏大学生命科学研究院文件

生科院〔2013〕3号


关于做好2012年度各类文件材料

归档工作的通知

生命科学研究院院全体教职工:

为确保学校2012年度各类档案及时、完整收集归档,进一步推进档案工作的规范化、制度化管理,按照校办〔2013〕1号文件精神,现就做好学校2012年度各类档案归档工作通知如下:

一、归档内容

请各相关老师单位严格按照《江苏大学文件材料归档范围与保管期限表》(2013年1月印制,见附件)的相关要求归档文件材料(包括电子版),尤其要重视收集重要活动的声像材料及获得的荣誉材料(奖状、奖牌、证书等),确保归档文件材料的系统、完整。

二、归档时间

(一)党政管理文件、教学综合管理文件等材料请按照附件《生命科学研究院档案提交目录》填写整理并于3月20日前提交目录和目录中涉及的归档材料(电子文稿和签发的纸质文件)。

(二)研究生毕业材料统一由教学秘书收集齐后交研究生院,由研究生院整理并装订成册后统一送交档案馆(照片不装订入册)。2012年下半年毕业的,于4月30日前归档结束;2013年上半年毕业的,于10月31日前归档结束。

(三)基建类材料于项目竣工后半年内归档。

(四)科研项目材料于项目鉴定(结题)后半年内归档。

三、有关要求

(一)兼职档案员在归档前须认真填写“江苏大学文件材料交接单”(见档案馆网页下载专区),交接单一式二份,交接双方各执一份备查。电子文件实行远程在线归档,按照学校文件要求归档。

(二)各相关老师要高度重视文件材料归档工作,协调好时间,积极配合兼职档案员做好相关材料的收集和汇总整理,保证有足够的时间和精力做好档案归档工作。

(三)各条线工作中产生的过程资料虽未达到学校归档要求,但属于学院的工作成绩,或者对今后的工作具有参考价值的,按年度分别打包提交学院电子文稿。

生命科学研究院

2013年3月7日

生命科学研究院 2013年3月7日印发

附录一:生命科学研究院档案提交目录

档案

序号

档案

文号

产生日期

题 名

提交者

页数

文件OR照片OR实物

备注

附录二:江苏大学档案馆归档范围(校级)

生科院1-1.jpg

生科院2-2.jpg

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